Gestão de Suprimento de Peças de Reposição na Manutenção
Eng. Paulo Manoel Dias, MsC
No
post anterior iniciamos a discussão sobre a gestão do suprimento de peças para a manutenção, que muitas vezes é negligenciada. Para melhor entendimento, dividimos o tema em sete partes:
1 - Estoque inicial
2 - Previsão da demanda
3 - Planejamento orçamentário
4 - Desenvolvimento de fornecedores
5 - Controle do estoque
6 - Aquisição
7 - Recebimento
As primeiras três foram discutidas no primeiro post, agora será apresentada uma breve discussão sobre as quatro restantes (clique
aqui para ler a primeira parte).
4 - Desenvolvimento
de fornecedores
O estoque inicial, se adotado,
será composto de itens fornecidos pelo fabricante do equipamento, na maior
parte na verdade fornecidos por terceiros. Porém, para redução de custos, e
tempo de lead time de fornecimento das peças, será necessário desenvolver
fornecedores. Alguns itens são facilmente fornecidos por vários fornecedores,
como por exemplo rolamentos, e alguns itens elétricos e eletrônicos. Outros
itens são mais específicos, exigindo que sejam solicitadas amostras que deverão
ser testadas durante algum período antes de serem consideradas aptas para
aquisição, como é o caso de correias de transmissão, roletes e algumas outras
peças mecânicas específicas.
O desenvolvimento de fornecedores
deve ser acompanhado e incluir registros quanto à qualidade, prazo de
fornecimento e custo. Deve haver um cadastro de fornecedores alternativos, para
os casos nos quais o fornecedor principal não possa atender no prazo ou nas
condições desejadas.
Desenvolver fornecedores não é
algo que se faz apenas uma vez, ou em determinado período do ano. É um processo
contínuo, que inicia da identificação de necessidades, motivado por custo,
qualidade ou prazo, e envolve identificar fornecedores e definir meios de
qualifica-los. Já me deparei em situações nas quais o mesmo fornecedor para
determinados tipos de itens há vários anos, e ao se questionar esta constância
se verificou a existência de outros fornecedores com qualidade adequada e
preços bem inferiores. Em outras situação um fornecedor há vários anos atrás
havia sido avaliado, e os itens por ele fornecidos foram considerados de
péssima qualidade, fazendo com que a empresa em questão entrasse no rol de
fornecedores desclassificados. Passados alguns anos se resolver dar nova
oportunidade para o fornecedor que se revelou adequado em termos de qualidade e
prazo, com custo inferior aos usuais.
5 - Controle do
estoque
O controle de estoque vai se
tornando mais complexo com o aumento do número de itens. Há também outros
fatores complicadores, como por exemplo itens que exigem condições ambientais
de armazenagem específicas, ou que tenham risco de combustão espontânea.
Incluímos aqui no controle de
estoque o controle da entrada (carregamento); da saída (baixa do estoque); as
verificações periódicas (contagem e conferência); acompanhamento da validade –
isso mesmo peças tem vida útil; organização e limpeza do estoque; e outras
ações para manter o estoque em boas condições.
Cabe destaque a questão da
organização do estoque. E aí basta seguir os princípios do 5S, começando com a
definição de “um lugar para cada coisa” e praticando “cada coisa em seu
lugar”. Itens com maior giro devem ter
acesso facilitado. Já os itens que ao longo do tempo não tiverem atualização
demandam decisão sobre a necessidade de manter no estoque, principalmente se
houver restrição de espaço. Nos casos nos quais o estoque inicial tenha sido
superdimensionado, talvez seja interessante descartas (adequadamente) ou mesmo
revender parte do estoque do item.
Em termos de sistemas para
controle de estoque há ampla oferta, tanto de sistemas dedicados como de
sistemas integrados (ERP). O certo é que dificilmente se consegue uma boa
gestão do estoque sem um sistema adequado. Estoque com poucos itens (algumas
poucas centenas de itens no máximo) podem ser adequadamente gerenciados com uso
de planilhas eletrônicas.
6 – Aquisição
A aquisição de peças deve
considerar as três dimensões de desempenho: custo, qualidade e prazo de
fornecimento. Nem sempre é possível conseguir a solução ótima para as três
dimensões. Em algumas situações, principalmente no caso de paralização de
equipamento, a dimensão prazo será a determinante, e nestes casos será
necessário pagar o custo da emergência. Enquanto uma compra normal para
reposição do nível mínimo do estoque pode aguardar fornecimento de 30 dias, e
permite a cotação com vários fornecedores para se obter o melhor preço, a
compra emergencial se baseia no prazo, o que implica em maior custo unitário da
peça e maior custo com frete/entrega.
Especial atenção deve ser dada
quando há necessidade de importação de peça ou conjunto pois além do maior prazo
de entrega há risco de atraso em função de problemas no desembaraço aduaneiro –
greves não são raras!
É importante acompanhar as
diferentes etapas da aquisição, incluindo a confirmação do pedido, confirmação
do despacho e início da distribuição final. Há casos nos quais o fornecedor
confirmar o pedido que fica “esquecido” e somente é retomado quando o cliente
reclama.
Ainda sobre a aquisição, em uma
empresa de menor porte pode ser interessante que a própria área de manutenção
se encarregue de todo o processos. Em outras situações, principalmente quando a
quantidade de ativos é muito grande, gerando aquisições de peças em grandes
volumes, é mais comum que a área centralizada de compras se encarregue da
aquisição de peças para a manutenção.
7 – Recebimento
Ao se receber o item deve ser
verificado inicialmente se atende a especificação, e se a nota fiscal está
adequada, liberar para pagamento (se não foi feito antecipadamente) e somente
então liberar o item para o estoque, ou direto para a execução da manutenção.
Em algumas situações pode ser
interessante criar uma área para guarda provisória do material recebido até que
seja possível realizar as verificações de recebimento, certamente dentro de
prazo que não afete o pagamento ao fornecedor, e sem comprometer o uso de peças
urgentes.
Também pode ser necessário
programar o teste da peça no equipamento, nos casos em que a aquisição é para
reposição de estoque mas é necessário testar a peça na máquina, por não ser do
fabricante original.
Com isso fechamos nossa breve
discussão sobre as atividades que compõem a gestão do suprimento de peças de
reposição para manutenção de equipamentos. A execução inadequada destas
atividades poderá afetar o desempenho da manutenção, reforçando a noção de que
a competência técnica deve estar aliada à competência de gestão.
A forma como os procedimentos
para execução de cada atividade será disseminada na organização também é
fundamental. Organizações que possuem a gestão de processos bem desenvolvida
terão maior facilidade em garantir a execução destas e das demais práticas da
gestão da manutenção. Procedimentos escritos e sistemas de suporte, bem como a
criação e utilização de indicadores de desempenho para permitir o adequado
controle elevam o nível de maturidade da gestão da manutenção.
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Para refletir:
-
Após a leitura deste texto você acredita que há algo para aprimorar na gestão
do suprimento de peças para manutenção em sua organização?
-
Que indicadores de desempenho poderiam ser criados para começar a medir a
performance das diferentes atividades discutidas?
- Qual das
atividades da gestão do suprimento de peças parece mais crítica, e merece um
projeto de melhoria?
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Sucesso e saúde para todos,
Paulo Manoel Dias
